Laws of Vietnam

CHỈ THỊ CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ THUỶ SẢN

Về việc tăng cường công tác quản lý và chỉ đạo nghiệpvụ văn thư lưu trữ

trong ngành thuỷ sản

Trong những nămqua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến công tác văn thư - lưu trữ.Nhiều văn bản pháp quy về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chứcvà hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về công tác văn thư -lưu trữ đã đượcban hành. Do vậy công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nền nếp. Công tác vănthư được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt độngquản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả. Các kho lưu trữ, tổ chức lưutrữ Nhà nước các cấp và chuyên ngành đã được hình thành góp phần quan trọngtrong việc thu thập, quản lý và tổ chức sử dụng hiệu quả các giá trị của tàiliệu lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ đã thực sự góp phần quan trọng vào việcphát triển kinh tế xã hội và bảo vệ an ninh chủ quyền quốc gia.

Cùng với sự hìnhthành và phát triển của Ngành Thuỷ sản, công tác văn thư, lưu trữ đã được quantâm chú ý và đạt được những kết quả nhất định. Công tác văn thư, quản lý condấu tại Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc đã được thực hiện khá tốt; côngtác lưu trữ cũng đã có sự chuyển biến tích cực.

Tuy nhiên công tácvăn thư, đặc biệt là công tác lưu trữ trong Ngành Thuỷ sản vẫn còn nhiều yếukém. Công tác văn thư - lưu trữ chưa thực sự hướng tới việc quản lý, khai thácvà sử dụng hiệu quả các thông tin của tài liệu lưu trữ. Điều kiện cơ sở vậtchất, trang thiết bị, nhà kho bảo quản tài liệu còn thiếu và chưa đáp ứng cácyêu cầu quản lý và sử dụng lâu dài tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước.Việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ còn chậm. Công tác lưutrữ nói chung mới chỉ dừng lại ở việc bảo quản, nhưng chưa quản lý tập trung vàthống nhất tài liệu lưu trữ. Công tác chỉnh lý và xây dựng công cụ tra cứu tàiliệu chưa được tiến hành đồng bộ với công tác thu thập. Đội ngũ cán bộ chuyênmôn ở nhiều đơn vị cơ sở còn thiếu và yếu nên đã xảy ra tình trạng tài liệu banhành không đúng về mặt thể thức và thủ tục văn bản; tài liệu lưu trữ bị thấtlạc, phân tán, hư hỏng hoặc không tìm thấy tài liệu khi cần tra cứu...

Nhằm sớm khắc phụctình trạng trên, từng bước chấn chỉnh, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ tạicơ quan Bộ và các đơn vị cơ sở của Ngành đồng thời tăng cường khả năng khaithác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, sảnxuất kinh doanh của Ngành và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội. Bộ trưởngBộ Thuỷ sản yêu cầu các cơ quan, đơn vị trong ngành thực hiện tốt những nộidung sau đây:

1.Văn phòng Bộ:

a- Xây dựng quy chếquản lý, hướng dẫn thống nhất các quy trình nghiệp vụ văn thư, thống nhất hệthống sổ sách và ghi chuyển văn bản tại cơ quan Bộ và các đơn vị cơ sở trongtoàn ngành.

b- Xây dựng quy chế quảnlý và hướng dẫn các đơn vị thuộc cơ quan Bộ thực hiện nghiêm chỉnh các quy địnhvề công tác lập, quản lý và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Bộ theo quyđịnh của nhà nước; từng bước hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ; xây dựngcơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý của Bộ.

c- Định kỳ tổ chứckiểm tra, xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho các đơnvị; hàng năm phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động, các Trường Trung họcThuỷ sản để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho cáccán bộ làm nghiệp vụ văn thư - lưu trữ và cán bộ quản lý công tác văn thư - lưutrữ ở tất cả các đơn vị cơ sở của Ngành.

d- Chỉ đạo công tácứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động quản lý hành chính tại cơ quan Bộ vàtiến tới áp dụng trong toàn ngành, đặc biệt là việc ứng dụng tin học trong côngtác văn thư, lưu trữ để tổ chức quản lý, tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ.

e-Tiến hành thu thậpvà chỉnh lý thường xuyên nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan để tổ chức sử dụng và lên kế hoạch giao nộp vào Trung tâm Lưu trữquốc gia theo quy định của nhà nước.

f-Tổ chức tuyêntruyền, phổ biến và hướng dẫn triển khai thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc giatrong toàn ngành.

2.Thủ trưởng các cơquan, đơn vị trực thuộc:

a- Bố trí, sắp xếp độingũ cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình phụ trách;bảo đảm ít nhất mỗi cơ quan, đơn vị có một cán bộ chuyên trách làm công tác vănthư - lưu trữ đã qua các lớp đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

b- Chấn chỉnh và chỉđạo việc xây dựng mới các Quy chế quản lý công tác văn thư, lưu trữ; xây dựngbản Danh mục hồ sơ, tài liệu của cơ quan để quản lý và tạo nguồn nộp lưu thườngxuyên vào lưu trữ; bố trí phòng, kho riêng để bảo quản tài liệu lưu trữ theoquy định của nhà nước.

c- Chỉ đạo việc thuthập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị đã giải thể và tài liệu đã giảiquyết xong còn bó gói tại các phòng ban về lưu trữ cơ quan, đơn vị để tập trungquản lý và có kế hoạch chỉnh lý, làm thủ tục tiêu huỷ những tài liệu đã hết giátrị sử dụng theo quy định của nhà nước;

d- Trang bị cơ sở vậtchất, điều kiện làm việc, trang thiết bị cho bộ phận làm công tác văn thư - lưutrữ của cơ quan; có kế hoạch phối hợp với Văn phòng Bộ trong việc xây dựng cơsở dữ liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý hành chính; quảnlý, tra tìm và sử dụng tài liệu lưu trữ.

e- Thực hiện chế độbáo cáo thống kê hàng năm về công tác văn thư - lưu trữ; tình hình kho tàng,trang thiết bị, đội ngũ cán bộ... với cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên và cơquan quản lý nhà nước chuyên ngành lưu trữ.

3. Chánh Văn phòng Bộchịu trách nhiệm giúp Bộ trưởng hướng dẫn thực hiện Chỉ thị này và quản lýthống nhất công tác văn thư - lưu trữ trong toàn ngành.

4. Các ông Vụ trưởng,Cục trưởng, Chánh Thanh tra Bộ; Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc cácTổng Công ty; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Chỉthị này./.