BỘ TÀI CHÍNH Số: 218/2000/QĐ-BTC | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2000 | |
QUYẾT ĐỊNH CỦA BỘ TRƯỞNGBỘ TÀI CHÍNH Về việcban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH Căn cứ Pháp lệnh Kế toán vàThống kê ngày 20/5/1988; Căn cứ Pháp lệnh bảo vệ tàiliệu lưu trữ quốc gia ngày 30/11/1982; Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày02/3/1993 của Chính phủ quy định về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
quản lýNhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; Căn cứ Nghị định số 178/CP ngày28/10/1994 của Chính Phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức
bộ máy của BộTài chính; Sau khi có sự thoả thuận củaCục lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 521/TTNC-LTNN ngày 02 tháng 11 năm 2000; Theo đề nghị của Vụ trưởng VụChế độ kế toán và Chánh Văn phòng Bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1: Điều 2: Điều 3: CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ TÀI LIỆUKẾ TOÁN (Ban hành theo Quyếtđịnh số 218 /2000/QĐ/BTC ngày 29 tháng 12 năm2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: 1- Chứng từ kế toán,gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ; 2- Sổ kế toán, gồm: Sổkế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; 3- Báo cáo tài chính,gồm: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm; 4- Tài liệu khác liênquan đến kế toán, là các tài liệu ngoài các tài liệu nói trên, được dùnglàm căn cứ để lập chứng từ kế toán; các tài
liệu liên quan đến hoạt động kinhtế (như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, khế ước vay, hợp đồng
liên doanh...);các tài liệu liên quan đến vốn, quỹ, lợi tức (như quyết định bổ sung vốn từ lợitức,
phân phối các quỹ từ lợi tức...); các tài liệu liên quan đến thu, chi ngânsách, sử dụng vốn, kinh phí
(như quyết toán sử dụng kinh phí, quyết toán quỹngân sách Nhà nước, quyết toán vốn đầu tư...); các
tài liệu liên quan đến nghĩavụ thuế với Nhà nước (như quyết định miễn, giảm thuế, hoàn thuế, truy
thu thuế,quyết toán thuế hàng năm...) các tài liệu liên quan đến kiểm kê, định giá tài sản(như các biểu
mẫu kiểm kê, biên bản định giá...); các tài liệu liên quan đếnkiểm tra, kiểm toán, thanh tra (như kết
luận thanh tra, kiểm tra, báo cáo kiểmtoán...); tài liệu về chương trình kế toán trên máy vi tính, tài liệu
liên quanđến tiêu huỷ tài liệu kế toán. Điều 2: Điều 3: Điều 4: 1. Tài liệu kế toán của niên độkế toán đã kết thúc và không còn sử dụng để ghi sổ kế toán trong
niên độ kếtoán tiếp theo, đưa vào lưu trữ chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niênđộ kế
toán; 2. Tài liệu kế toán về báo cáoquyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành, phải đưa vào lưu trữ chậm
nhất là 12tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt; 3. Tài liệu kế toán liên quanđến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, đưa
vào lưutrữ chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc mỗi công việc nói trên Điều 5: 1. Tài liệu kế toán của đơn vịnào được lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị đó. 2. Tài liệu kế toán của công tyliên doanh, công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài trong thời gian hoạt động
tạiViệt Nam theo giấy phép đầu tư được cấp, phải được lưu trữ tại công ty tronglãnh thổ nước CHXHCN
Việt Nam. 3. Tài liệu kế toán của đơn vịgiải thể, phá sản (kể cả công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài),
baogồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đếnsự kiện giải
thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan quyết định thành lập (cấpgiấy phép) hoặc cơ quan cấp giấy
đăng ký kinh doanh hoặc lưu trữ tại nơi theoquyết định của cấp quyết định giải thể, phá sản. 4. Tài liệu kế toán của đơn vịcổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán
của các niênđộ kế toán và tài liệu kế toán liên quan đến cổ phần hoá, chuyển đổi hình thứcsở
hữu phải được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơitheo quyết định của
cấp quyết định cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu. 5. Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc của các đơn vị được chia, tách thành hai
hay nhiềuđơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị mới; Nếutài liệu
kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại nơi theo quyết định củacấp quyết định chia, tách đơn
vị. Tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách thìlưu trữ tại đơn vị mới chia, tách. 6. Tài liệu kế toán của cácniên độ kế toán đã kết thúc và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập
của cácđơn vị bị sáp nhập, lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập. Trường hợp tại đơn vị không tổchức bộ phận hoặc kho lưu trữ thì có thể thuê lưu trữ tài liệu kế
toán tại cáctổ chức lưu trữ trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên. Hợp đồng phải ghi cụthể
trách nhiệm của mỗi bên đối với tài liệu kế toán thuê lưu trữ, chi phí thuêvà phương thức thanh toán
chi phí thuê. Điều 6: Điều 7: Người đứng đầu đơn vị phải chịutrách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp
các tài liệu kếtoán của đơn vị đang lưu trữ. Điều 8: Điều 9: Người quản lý và bảo quản tàiliệu kế toán lưu trữ không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân
nào xem, sửdụng tài liệu kế toán lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của ngườiđứng đầu
hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị. Trường hợp có nguycơ hoặc phát hiện tài
liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quảnlý, bảo quản tài liệu kế toán phải
báo cáo ngay cho người đứng đầu đơn vị đểkịp thời có biện pháp xử lý, khắc phục. Điều 10: Trường hợp cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền được pháp luật quy định, có văn bản yêu cầu cung cấp và
mang tàiliệu kế toán lưu trữ ra ngoài đơn vị thì đơn vị và người thực hiện nhiệm vụ củacơ quan
yêu cầu cung cấp tài liệu phải lập "Biên bản giao nhận tài liệu kếtoán". Ngoài nội dung quy định
của một văn thư biên bản, "Biên bảngiao nhận tài liệu kế toán" phải ghi rõ: loại tài liệu,
số lượng, niên độkế toán của tài liệu, hiện trạng của tài liệu, thời gian sử dụng và hạn trả
lạikho lưu trữ. Đơn vị phải có trách nhiệm cungcấp tài liệu kế toán cho cơ quan điều tra, cơ quan thuế và cơ quan Nhà
nước cóthẩm quyền thực hiện chức năng thanh tra, kiểm tra. Các cơ quan này phải cótrách nhiệm giữ gìn,
bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phảihoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế
toán đã sử dụng. Trong trường hợp được pháp luậtquy định, cơ quan tiến hành tố tụng có quyết định bằng văn bản thu
giữ bảnchính tài liệu kế toán để làm tang chứng, vật chứng thì đơn vị phải lưu trữbằng bản copy
đối với tài liệu kế toán bị thu giữ. Khi thu giữ tài liệu kếtoán, cơ quan tố tụng và đơn vị phải
lập biên bản về thu giữ tài liệu kế toán. Điều 11: THỜI HẠN LƯU TRỮ TÀILIỆU KẾ TOÁN Điều 12: 1- Thời hạn tối thiểu là 5 năm; 2- Thời hạn 20 năm; 3- Thời hạn trên 20 năm. Điều 13: Điều 14: 1. Tài liệu kế toán thuộc niênđộ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán; 2. Tài liệu kế toán về đầu tưdự án hoàn thành, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán,
tài liệu kếtoán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từkhi báo
cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt; 3. Tài liệu kế toán về tài sảncố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán
TSCĐ: lưu trữ20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh lý, nhượng bán TSCĐ; 4. Tài liệu kế toán liên quanđến giải thể, phá sản, cổ phần hoá, chuyển đổi hình thức sở hữu: lưu
trữ 20 nămtính từ khi kết thúc mỗi công việc nói trên; 5. Biên bản tiêu huỷ tài liệukế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu huỷ tài liệu kế toán:
lưutrữ 20 năm tính từ khi lập biên bản. Điều 15: 1- Sổ kế toán tổng hợp; 2- Báo cáo tài chính năm; 3- Hồ sơ báo cáo quyết toán vốnđầu tư dự án hoàn thành; 4- Chứng từ và tài liệu kế toánkhác. Việc xác định tài liệu kế toánlưu trữ trên 20 năm, do đơn vị, ngành hoặc do cơ quan có thẩm quyền căn
cứ vàotính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từngtrường hợp
cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dướihình thức bản gốc hoặc hình thức
khác. Điều 16: Điều 17: Bằng mọi biện pháp phục hồi,bảo toàn các tài liệu có thể phục hồi được; Tiến hành kiểm kê, xác định sốtài liệu hiện còn, số tài liệu bị mất, bị hư hỏng không thể phục
hồi được; Lập biên bản xác định số tàiliệu hiện còn, số tài liệu bị mất theo từng loại tài liệu kế toán.
Biên bảnphải được lưu trữ cùng thời hạn lưu trữ quy định đối với tài liệu bị hư hỏng,bị mất. TIÊU HUỶ TÀI LIỆU KẾTOÁN HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ Điều 18: Điều 19: 1- Tài liệu kế toán lưu trữ củađơn vị nào thì đơn vị đó thực hiện tiêu huỷ; 2- Người đứng đầu đơn vị quyếtđịnh thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời
hạn lưutrữ". Thành phần Hội đồng có lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng hoặc ngườiphụ trách
công tác kế toán và đại diện của bộ phận lưu trữ; 3- Hội đồng tiêu huỷ tài liệukế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài
liệu kếtoán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" và "Danh mục tàiliệu kế toán lưu
trữ trên 20 năm"; 4- Lập "Biên bản tiêu huỷtài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" và tiến hành tiêu huỷ tài
liệu kếtoán. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ngoài các nộidung quy định
của một văn thư biên bản, còn phải ghi rõ các nội dung: Loại tàiliệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn
lưu trữ của mỗi loại (từ năm, đến năm), hìnhthức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của các thành viên
hội đồng. Biên bản tiêu huỷ tài liệu kếtoán hết thời hạn lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ
và Danhmục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm được dùng làm căn cứ để ghi "Sổtheo dõi tài liệu
kế toán lưu trữ" và lưu trữ 20 năm tại kho lưu trữ củađơn vị. Điều 20: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 21: Điều 22: Điều 23:
AsianLII:
Copyright Policy
|
Disclaimers
|
Privacy Policy
|
Feedback |