THÔNG TƯ LIÊN TỊCH
Sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31/12/2008
của Bộ Tư pháp và
Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của
Chính phủ về
đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh
sự của Việt Nam ở nước ngoài
_______________________
Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;
Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản
lý hộ tịch;
Căn cứ Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực;
Bộ Tư pháp và Bộ Ngoại giao thống nhất sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG ngày 31/12/2008 của Bộ Tư pháp và Bộ
Ngoại giao hướng dẫn thực hiện quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính
phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan
Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện Việt Nam) như
sau:
Điều 1. Những nội dung sửa đổi, bổ sung
1. Sửa đổi, bổ sung quy định tại điểm b khoản 1 Mục II như sau:
“b) Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện như sau:
Người đi đăng ký khai sinh phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định), Giấy chứng sinh, bản sao Giấy chứng
nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ em (nếu có đăng ký kết hôn) và xuất trình
bản chính để đối chiếu
Giấy chứng sinh do cơ sở y tế, nơi trẻ em sinh ra cấp; nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế, thì
Giấy chứng sinh được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng. Trong trường hợp không
có người làm chứng, thì người đi khai sinh phải làm giấy cam đoan về việc sinh là
có thực.
Sau khi kiểm tra các giấy tờ hợp lệ, viên chức lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký khai
sinh và bản chính Giấy khai sinh. Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cán bộ lãnh
sự được ủy quyền ký và cấp cho người đi khai sinh một bản chính Giấy khai sinh. Bản
sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu của người đi khai sinh.
Trong trường hợp khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không xác định được người
cha, thì phần ghi về người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh để trống. Nếu
vào thời điểm đăng ký khai sinh có người nhận con, thì Cơ quan đại diện Việt Nam
kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh”.
2. Sửa đổi, bổ sung quy định tại điểm a khoản 5 Mục II như sau:
“a) Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước mà người giám hộ và người được giám
hộ là công dân Việt Nam cư trú, thực hiện đăng ký việc giám hộ.
Trình tự, thủ tục đăng ký việc giám hộ được thực hiện như sau:
Người được cử làm giám hộ phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và Giấy cử giám
hộ. Giấy cử giám hộ do người cử giám hộ lập; nếu có nhiều người cùng cử một
người làm giám hộ, thì tất cả phải cùng ký vào Giấy cử giám hộ.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy
việc giám hộ đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, thì Cơ quan đại diện Việt
Nam đăng ký việc giám hộ. Trường hợp cần phải xác minh, thì trong thời hạn 02 ngày
làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Cơ quan đại diện Việt Nam có trách
nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh tới cơ quan có thẩm quyền. Trong thời hạn 05 ngày
làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh, cơ quan có thẩm quyền
có trách nhiệm gửi kết quả xác minh tới Cơ quan đại diện Việt Nam. Trong thời hạn 02 ngày
làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện Việt Nam đăng ký
việc giám hộ. Tổng thời gian giải quyết trong trường hợp này là không quá 30 ngày,
kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ.
Khi đăng ký việc giám hộ, người cử giám hộ và người được cử giám hộ phải
có mặt. Viên chức lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký giám hộ và Quyết định
công nhận việc giám hộ. Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cán bộ lãnh sự
được ủy quyền ký và cấp cho người giám hộ và người cử giám hộ mỗi bên
một bản chính Quyết định công nhận việc giám hộ. Bản sao Quyết định công nhận việc
giám hộ được cấp theo yêu cầu của người giám hộ và người cử giám hộ.
Trong trường hợp người được giám hộ có tài sản riêng, thì người cử giám
hộ phải lập danh mục tài sản và ghi rõ tình trạng của tài sản đó, có
chữ ký của người cử giám hộ và người được cử làm giám hộ. Danh mục tài
sản được lập thành 03 bản, 01 bản lưu tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi đăng ký việc giám
hộ, 01 bản giao cho người giám hộ, 01 bản giao cho người cử giám hộ”.
3. Sửa đổi, bổ sung quy định tại điểm b khoản 6 Mục II như sau:
“b) Trình tự, thủ tục đăng ký việc nhận cha, mẹ, con được thực hiện như sau:
Người nhận cha, mẹ, con phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định). Trong trường hợp cha hoặc mẹ nhận con chưa
thành niên, thì phải có sự đồng ý của người hiện đang là mẹ hoặc cha,
trừ trường hợp người đó đã chết, mất tích, mất năng lực hoặc hạn chế năng lực
hành vi dân sự.
Kèm theo Tờ khai phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Giấy khai sinh (bản chính hoặc bản sao) của người con, nếu đã đăng ký khai sinh;
- Các giấy tờ, đồ vật hoặc các chứng cứ khác để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con (nếu
có).
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy
việc nhận cha, mẹ, con là đúng sự thật và không có tranh chấp, thì Cơ quan
đại diện Việt Nam đăng ký việc nhận cha, mẹ, con. Trường hợp cần phải xác minh, thì
trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Cơ quan đại diện
Việt Nam có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh tới cơ quan có thẩm quyền.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị xác minh,
cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm gửi kết quả xác minh tới Cơ quan đại diện Việt
Nam. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh, Cơ
quan đại diện Việt Nam đăng ký việc nhận cha, mẹ, con. Tổng thời gian giải quyết trong trường hợp
này là không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ.
Khi đăng ký việc nhận cha, mẹ, con; các bên cha, mẹ, con phải có mặt, trừ trường hợp
người được nhận là cha hoặc mẹ đã chết. Viên chức lãnh sự ghi vào Sổ đăng
ký việc nhận cha, mẹ, con và Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con. Thủ trưởng
Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cán bộ lãnh sự được ủy quyền ký và cấp cho mỗi
bên một bản chính Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con. Bản sao Quyết định được
cấp theo yêu cầu của các bên”.
4. Sửa đổi, bổ sung quy định tại khoản 9 Mục II như sau:
“a) Việc đăng ký khai sinh quá hạn tại Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ được thực hiện
khi công dân Việt Nam sinh ở nước ngoài mà chưa được đăng ký khai sinh (kể cả
tại Cơ quan đại diện Việt Nam và tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài).
Thẩm quyền đăng ký khai sinh quá hạn được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Mục
II Thông tư liên tịch này. Trường hợp người có năng lực hành vi dân sự đầy
đủ theo quy định của Bộ luật Dân sự đăng ký khai sinh quá hạn cho mình, thì có
thể đăng ký tại Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi cư trú của cha mẹ, hoặc tại Cơ quan đại
diện Việt Nam, nơi người đó cư trú và phải do người đó trực tiếp thực hiện.
b) Việc đăng ký khai tử quá hạn tại Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ được thực hiện khi công
dân Việt Nam chết ở nước ngoài mà chưa được đăng ký khai tử (kể cả tại Cơ quan
đại diện Việt Nam và tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài).
Thẩm quyền đăng ký khai tử quá hạn được thực hiện theo hướng dẫn tại điểm a khoản 3 mục
II Thông tư liên tịch này.
c) Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn
- Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh quá hạn được thực hiện như sau:
Người đi đăng ký khai sinh quá hạn phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định), Giấy chứng sinh, bản
sao Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ người đó (nếu cha, mẹ có đăng ký kết hôn)
và xuất trình bản chính để đối chiếu.
Giấy chứng sinh do cơ sở y tế, nơi người đó sinh ra cấp. Nếu người đó sinh ra ngoài cơ
sở y tế, thì Giấy chứng sinh được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng.
Trong trường hợp không có người làm chứng, thì người đi khai sinh phải làm giấy
cam đoan về việc sinh là có thực.
Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, viên chức lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký khai sinh và
bản chính Giấy khai sinh. Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cán bộ lãnh sự được
ủy quyền ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính Giấy khai sinh. Trường hợp
cần phải xác minh, thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ
giấy tờ hợp lệ, Cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác
minh tới cơ quan có thẩm quyền. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được
văn bản đề nghị xác minh, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm gửi kết quả xác
minh tới Cơ quan đại diện Việt Nam. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được
kết quả xác minh, Cơ quan đại diện Việt Nam đăng ký khai sinh. Tổng thời gian giải quyết trong
trường hợp này là không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp
lệ.
Phần khai về cha mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng
ký khai sinh quá hạn. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã
được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì vẫn phải ghi quốc
tịch Việt Nam. Quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi vào cột ghi những thay đổi sau này
của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh
- Trình tự, thủ tục đăng ký khai tử quá hạn được thực hiện như sau:
Người đi đăng ký khai tử quá hạn nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay cho giấy báo
tử.
Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, viên chức lãnh sự ghi vào Sổ đăng ký khai tử và
Giấy chứng tử. Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cán bộ lãnh sự được ủy quyền
ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính Giấy chứng tử. Trường hợp cần phải
xác minh, thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp
lệ, Cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh tới cơ quan
có thẩm quyền. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề
nghị xác minh, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm gửi kết quả xác minh tới
Cơ quan đại diện Việt Nam. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết
quả xác minh, Cơ quan đại diện Việt Nam đăng ký khai tử. Tổng thời gian giải quyết trong trường
hợp này là không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ”.
5. Sửa đổi, bổ sung quy định tại điểm c khoản 10 Mục II như sau:
“c) Trình tự, thủ tục đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn được thực hiện như
sau:
Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy
định) và xuất trình bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây (nếu có).
Trong trường hợp không có bản sao giấy tờ hộ tịch, thì đương sự phải tự cam đoan về
việc đã đăng ký, nhưng sổ hộ tịch không còn lưu được và chịu trách nhiệm
về nội dung cam đoan.
Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ,
viên chức lãnh sự ghi vào sổ hộ tịch theo từng loại việc và bản chính Giấy
khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn. Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc cán
bộ lãnh sự được ủy quyền ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính
giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện hộ
tịch đăng ký lại (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ. Trường hợp cần phải xác
minh, thì trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ,
Cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị xác minh tới cơ quan có
thẩm quyền. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị
xác minh, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm gửi kết quả xác minh tới Cơ quan
đại diện Việt Nam. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả
xác minh, Cơ quan đại diện Việt Nam đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn. Tổng thời gian
giải quyết trong trường hợp này là không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ
giấy tờ hợp lệ.
Khi đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nếu người đi đăng ký xuất trình bản sao giấy
tờ đã được cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh, khai tử, kết hôn được
ghi theo nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch đó.
Phần khai về cha mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng
ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã
được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì vẫn phải ghi quốc
tịch Việt Nam. Quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào cột ghi những thay đổi sau
này của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.
Khi đăng ký lại việc kết hôn, các bên đương sự phải có mặt. Quan hệ hôn
nhân được công nhận kể từ ngày đã đăng ký kết hôn trước đây”.
6. Sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 1 Mục IV như sau:
“a) Cơ quan đại diện Việt Nam, nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch. Trường
hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cũng có thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch khi đương sự có yêu cầu.
Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch có thể trực tiếp nộp hoặc
gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính. Trong trường hợp gửi yêu cầu qua hệ thống bưu chính,
thì phải gửi lệ phí cấp bản sao, cước phí gửi trả bản sao giấy tờ hộ tịch được
cấp và phong bì ghi rõ tên, địa chỉ người nhận.
Việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc tại Bộ Ngoại
giao (Cục Lãnh sự) được giải quyết ngay trong ngày; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì
trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự)
chưa nhận được sổ hộ tịch từ Cơ quan đại diện Việt Nam chuyển về, thì ngay trong ngày tiếp
nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) điện xác minh thông tin tại Cơ quan đại diện
Việt Nam. Cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm trả lời Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự)
trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Trong
thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan đại
diện Việt Nam, Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cấp cho đương sự bản sao giấy tờ hộ tịch. Tổng thời
gian giải quyết trong trường hợp này là không quá 05 ngày làm việc, kể từ
ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ”.
7. Sửa đổi quy định tại điểm b khoản 2 Mục IV như sau:
“b) Trình tự, thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh được thực hiện như sau:
Người có yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định)
và bản chính Giấy khai sinh cũ (nếu có).
Người yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh có thể nộp trực tiếp hoặc gửi hồ sơ
qua hệ thống bưu chính. Trong trường hợp gửi yêu cầu qua hệ thống bưu chính, thì phải
gửi lệ phí cấp lại, cước phí gửi trả bản chính Giấy khai sinh được cấp và phong
bì ghi rõ tên, địa chỉ người nhận.
Việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh tại Cơ quan đại diện Việt Nam và tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) được giải quyết ngay trong ngày; trường hợp nhận hồ sơ sau 15
giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) chưa nhận được Sổ đăng ký khai sinh từ Cơ quan
đại diện Việt Nam chuyển về, thì ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh
sự) điện xác minh thông tin tại Cơ quan đại diện Việt Nam. Cơ quan đại diện Việt Nam có
trách nhiệm trả lời Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) trong thời hạn 01 ngày làm việc kể
từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả trả lời của Cơ quan
đại diện Việt Nam, Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) cấp cho đương sự bản chính Giấy khai sinh.
Tổng thời gian giải quyết trong trường hợp này là không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ giấy
tờ hợp lệ.
Nguyên tắc ghi nội dung bản chính Giấy khai sinh khi cấp lại được áp dụng tương tự quy định
tại Điều 61 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP”.
Điều 2. Điều khoản thi hành
1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành từ ngày 03 tháng 8 năm 2012.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp
thời về Bộ Ngoại giao và Bộ Tư pháp để nghiên cứu sửa đổi, bổ sung./.