BỘ NGOẠI GIAO Số: 01/1999/TT-NG | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 03 tháng 06 năm 1999 | ||||||
THÔNG TƯ
Quy định thể lệ hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu
Căn cứ Điều 26 Pháp lệnh Lãnh sự ngày 13/11/1990,
Căn cứ Nghị định số 82/CP ngày 10/11/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ
chức bộ máy của Bộ Ngoại giao,
Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định thể lệ hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu như sau:
I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
1. Hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu nói trong Thông tư này là việc chứng
thực:
a- Chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để sử dụng tại Việt
Nam (sau đây gọi là hợp pháp hóa lãnh sự);
b- Chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài
(sau đây gọi chung là chứng nhận lãnh sự).
2. Việc hợp pháp hoá lánh sự, chứng nhận lãnh sự nêu tại điểm 1 mục này
không bao hàm việc chứng thực về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu,
trừ trường hợp:
a- Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam được yêu cầu; và
b- Nếu là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài thì nội dung và hình thức của
giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan của nước ngoài nêu tại điểm 2, 3 Mục III Thông
tư này chứng thực; nếu là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam thì nội dung và hình
thức của giấy tờ, tài liệu đã được cơ quan Việt Nam nêu tại điểm 4, 5 Mục III Thông
tư này chứng nhận.
3. Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài trước khi sử dụng ở Việt Nam phải được hợp pháp
hoá lãnh sự, trừ trường hợp pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Việt
Nam ký kết hoặc gia nhập có quy định khác.
4. Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đưa ra nước ngoài sử dụng có thể được chứng nhận
lãnh sự theo các quy định của Thông tư này, nếu có yêu cầu.
5. Việc hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự được tiến hành tại trụ sở
cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, trừ trường hợp người yêu cầu hợp pháp hoá lãnh
sự, chứng nhận lãnh sự không thể đến trụ sở cơ quan có thẩm quyền vì lý do
chính đáng hoặc trường hợp khác do pháp luật quy định.
6. Người đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự có thể trực tiếp
làm thủ tục hoặc uỷ nhiệm cho người khác làm thay mình.
7. Người đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự - người được uỷ nhiệm
làm thay (sau đây gọi chung là đương sự) phải là người có đủ năng lực hành
vi theo quy định của pháp luật Việt Nam
8. Viên chức có thẩm quyền hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự (sau
đây gọi là viên chức có thẩm quyền của Việt Nam) phải tuân thủ các quy định
trong Thông tư này, các quy định liên quan khác của pháp luật Việt Nam, cũng như
của điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập và chịu trách nhiệm cá
nhân trước pháp luật đối với hành vi hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận
lãnh sự của mình.
9. Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hoá lãnh sự là tiếng Việt. Ngôn ngữ sử
dụng để chứng nhận lãnh sự là ngôn ngữ chính thức của nước ngoài, nơi giấy
tờ, tài liệu của Việt Nam được đem ra sử dụng hoặc là một trong các ngôn ngữ chính
thức của Liên Hợp quốc.
10. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự trên
cơ sở đối chiếu chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu với mẫu chữ ký, con dấu
của người và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài đã được chính thức thông
báo.
II. THẨM QUYỀN HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ
1. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam bao gồm:
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (sau đây gọi là Cục Lãnh sự);
- Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi là Sở Ngoại vụ);
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam được uỷ nhiệm
thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài (sau đây gọi chung là CQĐDVN).
2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ, người đứng đầu CQĐDVN có quyền
ký hợp pháp lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.
Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ có thể uỷ quyền cho Trưởng phòng
Hợp pháp hoá - Chứng nhận lãnh sự Cục Lãnh sự, Trưởng phòng Lãnh sự Sở
Ngoại vụ ký hợp pháp hoá lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.
Người đứng đầu CQĐDVN có thể uỷ quyền cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh
sự hoặc viên chức lãnh sự ký hợp pháp hoá lãnh sự và chứng nhận lãnh
sự.
III. YÊU CẦU ĐỐI VỚI GIẤY TỜ, TÀI LIỆU ĐỀ NGHỊ ĐƯỢC HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ,
CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ
1. Giấy tờ, tài liệu phải được trình bày rõ ràng, không bị tẩy xoá,
sửa chữa.
Trường hợp giấy tờ, tài liệu bị tẩy xoá, sửa chữa thì chỗ bị tẩy xoá, sửa chữa
phải được đính chính theo quy định của pháp luật nơi lập văn bản.
2. Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự
tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ phải được chứng thực bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ
quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền của nước ngoài đó tại Việt Nam hoặc
kiêm nhiệm Việt Nam.
3. Giấy tờ tài liệu của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự
tại CQĐDVN phải được chứng thực bởi:
- Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu là giấy tờ, tài
liệu của nước sở tại. Đối với các nước có chế độ liên bang thì tuỳ theo thực
tiễn và pháp luật địa phương, Cục Lãnh sự sẽ hướng dẫn cụ thể đối với từng CQĐDVN
về cơ quan có thẩm quyền chứng thực của nước ngoài đó.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền của nước thứ
ba tại nước sở tại hoặc kiêm nhiệm nước sở tại, nếu là giấy tờ, tài liệu của nước
thứ ba đó.
4. Giấy tờ, tài liệu có thể trực tiếp đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy
tờ, tài liệu được lập hoặc chứng nhận bởi:
- Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát;
các cơ quan hành chính Nhà nước Trung ương và địa phương.
- Cơ quan Trung ương của đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Đoàn Thanh niên
Cộng sản Hồ Chí Minh, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt
Nam, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu không phải do các cơ quan nói tại điểm 4 mục này lập hoặc
chứng nhận chỉ được chứng nhận lãnh sự khi đã được công chứng hoặc được cơ quan
quản lý nhà nước cấp Bộ/Tỉnh hoặc tương đương trở lên chứng nhận.
6. Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam chỉ được chứng nhận lãnh sự tại CQĐDVN khi đã được
Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ chứng thực.
7. Giấy tờ, tài liệu có từ hai (02) tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các
tờ.
IV. THỦ TỤC HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ
1. Hồ sơ hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự bao gồm:
- Phiếu đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo mẫu số 01/HPH (ban
hành kèm theo Thông tư này);
- Bản chính hoặc bản sao có công chứng giấy tờ, tài liệu đề nghị đăng ký hợp
pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, bản dịch (nếu có);
- Một (01) bản chụp các giấy tờ, tài liệu nói trên;
- Một (01) bản chụp chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị
thay thế khác (sau đây gọi chung là giấy tờ nhân dân) của đương sự (có xuất
trình bản gốc để đối chiếu).
2. Trong trường hợp cần thiết, giấy tờ, tài liệu bằng tiếng nước ngoài đề nghị được hợp
pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt hoặc một tiếng
nước ngoài khác mà viên chức có thẩm quyền của Việt Nam hiểu được. Bản dịch
đó phải được công chứng (công chứng ở đây được hiểu là việc Cơ quan công
chứng địa phương hoặc Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được
uỷ quyền của nước ngoài chứng nhận chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật).
3. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ nhân thân
của đương sự và nội dung giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh
sự, chứng nhận lãnh sự.
Nếu cần thiết, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam có thể yêu cầu đương sự giải thích
rõ hoặc xuất trình giấy tờ khác để chứng minh mục đích sử dụng giấy tờ, tài
liệu đó.
4. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được
hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chức năng để xác minh.
5. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự, chứng
nhận lãnh sự trong vòng từ 01 - 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ
hợp lệ hoặc kể từ ngày nhận được kết quả xác minh của cơ quan chức năng.
Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận
lãnh sự có số lượng lớn hoặc có nội dung phức tạp, thì thời hạn thực hiện nói
trên có thể dài hơn, nhưng không quá 10 ngày làm việc.
6. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự, chứng
nhận lãnh sự bằng cách đóng vào giấy tờ, tài liệu khuôn dấu khắc sẵn
hoặc đánh máy với nội dung theo các mẫu sau (ban hành kèm theo Thông tư này):
- Mẫu số 02/HPH: hợp pháp hoá lãnh sự không bao hàm việc chứng thực về nội dung
và hình thức của giấy tờ, tài liệu:
- Mẫu số 03/HPH: chứng nhận lãnh sự không bao hàm việc chứng thực về nội dung và hình
thức của giấy tờ, tài liêụ.
- Mẫu số 04/HPH: hợp pháp hoá lãnh sự bao hàm cả việc chứng thực về nội dung và
hình thức của giấy tờ, tài liệu;
- Mẫu số 05/HPH: chứng nhận lãnh sự bao hàm cả việc chứng thực về nội dung và hình
thức của giấy tờ, tài liệu.
Trường hợp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận
lãnh sự không còn chỗ để chứng thực thì cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
chứng thực ra một tờ giấy riêng được đính liền và đóng dấu giáp lai với giấy
tờ, tài liệu đó.
Nội dung hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phải rõ ràng, không
bị tẩy xoá, sửa chữa. Nếu tẩy xoá, sửa chữa thì viên chức có thẩm quyền của
Việt Nam phải đính chính và ký tên, đóng dấu dưới phần đính chính
đó.
7. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thu lệ phí thực hiện hợp pháp hoá lãnh sự
và chứng nhận lãnh sự theo quy định của Bộ Tài chính.
V. CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ
1. Viên chức có thẩm quyền của Việt Nam không hợp pháp hoá lãnh sự, chứng
nhận lãnh sự trong trường hợp giấy tờ, tài liệu được lập ra hoặc để sử dụng ở nước
đã ký với Việt Nam điều ước quốc tế có quy định miễn hợp pháp hoá lãnh
sự đối với giấy tờ, tài liệu.
2. Viên chức có thẩm quyền của Việt Nam không được hợp pháp hoá lãnh sự,
chứng nhận lãnh sự trong các trường hợp sau:
a- Nội dung của giấy tờ, tài liệu trái với những nguyên tắc cơ bản của pháp luật
Việt Nam hoặc có thể gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
b- Giấy tờ tài liệu của Việt Nam được lập hoặc xác nhận không đúng quy định của
pháp luật Việt Nam.
c- Không xác định rõ mục đích sử dụng của giấy tờ, tài liệu.
d- Giấy tờ, tài liệu liên quan đến bản thân mình, đến những người trong gia đình
mình như: vợ/chồng, bố mẹ (kể cả bố mẹ vợ/bố mẹ chồng, bố mẹ nuôi), anh chị em ruột
(kể cả anh chị em vợ/chồng, anh chị em nuôi), ông bà nội, ông bà ngoại, con (kể
cả con nuôi, con dâu, con rể), cháu (gồm các con của con trai, con gái, con nuôi).
đ- Chữ ký, con dấu đề nghị được chứng thực không phải là chữ ký, con dấu gốc.
e- Hồ sơ hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự không đáp ứng đầy đủ
các điều kiện quy định trong Thông tư này.
3. Khi từ chối hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền
của Việt Nam phải giải thích lý do cho đương sự.
VI. LẬP SỔ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ
1. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam lập và sử dụng Sổ hợp pháp hoá lãnh sự,
chứng nhận lãnh sự theo mẫu số 06/HPH (ban hành kèm theo Thông tư này).
Sổ hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự được lưu trữ vô thời hạn.
2. Hồ sơ lưu trữ về hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự gồm:
- Đơn đề nghị hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự;
- Bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hoá lãnh sự, chứng
nhận lãnh sự;
- Bản dịch của giấy tờ, tài liệu (nếu có);
- Bản chụp giấy tờ nhân thân của đương sự; và
- Bản chính công văn, giấy tờ đề nghị của cơ quan, tổ chức yêu cầu hợp pháp hoá
lãnh sự, chứng nhận lãnh sự (nếu có).
Hồ sơ lưu trữ phải được đánh số, sắp xếp theo từng loại việc và theo thứ tự thời gian
phù hợp với việc ghi trong Sổ hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự.
3. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc lưu trữ hồ sơ hợp pháp hoá lãnh
sự và chứng nhận lãnh sự. Thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật.
VII. GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo khi bị từ chối hợp
pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự hoặc không đồng ý với nội dung hợp
pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự hoặc khi phát hiện các sai phạm của
viên chức có thẩm quyền, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trong việc hợp pháp lãnh
sự, chứng nhận lãnh sự.
2. Các khiếu nại, tố cáo nói tại điểm 1 Mục này được giải quyết theo các quy
định hiện hành của pháp luật Việt Nam về khiếu nại, tố cáo.
VIII. NHỮNG QUY ĐỊNH CUỐI CÙNG
1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế Thông
tư số 1413 NG/TT ngày 31/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định thể lệ hợp pháp hoá
lãnh sự.
2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ và người đứng đầu CQĐDVN chịu trách
nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này./.
| |||||||
|