THÔNG TƯ
Quy định về biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú
_________________________
Căn cứ Luật Cư trú ngày 29/11/2006;
Căn cứ Nghị định số 107/2007/NĐ-CP ngày 25/6/2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành
một số điều của Luật Cư trú đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 56/2010/NĐ-CP
ngày 24/5/2010;
Căn cứ Nghị định số 77/2009/NĐ-CP ngày 15/9/2009 quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Bộ Công an;
Bộ Công an quy định về biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú như
sau:
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định cụ thể về biểu mẫu, yêu cầu, cách ghi biểu mẫu và quản
lý biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Cơ quan, người làm công tác đăng ký, quản lý cư trú.
2. Cơ quan, tổ chức, hộ gia đình, công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài
vẫn còn quốc tịch Việt Nam trở về Việt Nam sinh sống.
Điều 3. Các biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú
Các biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú (sau đây viết gọn
là biểu mẫu) ký hiệu là HK, bao gồm:
1. Bản khai nhân khẩu (ký hiệu là HK01) được dùng để kê khai nhân khẩu khi đăng
ký thường trú, đăng ký tạm trú.
2. Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK02) được sử dụng để thông
báo khi có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu như: Đăng ký thường trú, đăng
ký tạm trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, thay đổi nơi đăng
ký thường trú, tạm trú, xóa đăng ký thường trú, xóa đăng ký tạm
trú, tách sổ hộ khẩu, đổi, cấp lại sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, cấp giấy chuyển hộ
khẩu, xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú…
3. Phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK03) được sử dụng để xác
minh những hộ, nhân khẩu có những thông tin chưa rõ, chưa thống nhất …
4. Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK04) được cơ quan đăng
ký, quản lý cư trú, các đơn vị sử dụng để trao đổi thông tin khi có sự
thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu.
5. Phiếu khai báo tạm vắng (ký hiệu là HK05) được sử dụng cho người phải khai báo
tạm vắng khai báo với Công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú.
6. Phiếu theo dõi hồ sơ hộ khẩu (ký hiệu là HK06) được cơ quan Công an huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh lập để phục vụ việc theo dõi, tra cứu hồ sơ hộ khẩu.
7. Giấy chuyển hộ khẩu (ký hiệu là HK07) được dùng để cấp cho các trường hợp chuyển
nơi thường trú.
8. Sổ hộ khẩu (ký hiệu là HK08) được dùng để cấp cho hộ gia đình hoặc cá
nhân đã đăng ký thường trú.
9. Sổ tạm trú (ký hiệu là HK09) được dùng để cấp cho hộ gia đình hoặc cá
nhân đã đăng ký tạm trú.
10. Sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu (ký hiệu là HK10) được cơ quan đăng ký, quản lý
cư trú sử dụng để theo dõi, ghi chép thông tin quá trình giải quyết đăng ký
thường trú, đăng ký tạm trú, thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú,
điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giải quyết khiếu nại, tố cáo…
11. Sổ đăng ký thường trú (ký hiệu là HK11) được cơ quan đăng ký, quản lý
cư trú sử dụng để ghi chép kết quả đăng ký thường trú; điều chỉnh những thay
đổi trong sổ hộ khẩu; cấp giấy chuyển hộ khẩu, xóa đăng ký thường trú… Mẫu
HK11 được lập theo thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, đường phố, tổ dân
phố hoặc theo nhà ở tập thể của các cơ quan, tổ chức. Khi có những thay đổi thông
tin của từng nhân khẩu trong hộ, cơ quan Công an lập sổ phải tiến hành điều chỉnh kịp
thời nội dung thay đổi. Sổ đăng ký thường trú được lưu giữ và khai thác lâu
dài.
12. Sổ đăng ký tạm trú (ký hiệu là HK12) được Công an xã, phường, thị trấn
sử dụng để ghi kết quả đăng ký tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong sổ tạm trú;
xóa đăng ký tạm trú; xác nhận nơi tạm trú; đổi, cấp lại sổ tạm trú
cho công dân.
13. Sổ tiếp nhận lưu trú (ký hiệu là HK13) được Công an xã, phường, thị trấn
sử dụng để theo dõi việc tiếp nhận thông báo lưu trú theo quy định của Luật Cư trú.
14. Túi hồ sơ hộ khẩu (ký hiệu là HK14) được Công an huyện, quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh sử dụng để lưu trữ hồ sơ hộ khẩu. Mỗi hộ đã đăng ký thường trú
lập một túi hồ sơ hộ khẩu riêng.
15. Thống kê hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK15) được Công an cấp xã, cấp
huyện, cấp tỉnh sử dụng để thống kê hộ khẩu, nhân khẩu tại địa phương theo tháng,
06 tháng, năm và báo cáo lên cơ quan Công an cấp trên.
Điều 4. Quản lý các biểu mẫu
1. Công an các địa phương tổ chức in, phát hành tất cả các biểu mẫu, trừ mẫu
HK08 và mẫu HK09 do Bộ Công an in. Khi in, Công an các đơn vị, địa phương không được
thay đổi nội dung của biểu mẫu; có trách nhiệm quản lý việc in, cấp phát, sử dụng
biểu mẫu và có sổ sách theo dõi.
2. Mẫu HK01, HK02, HK03, HK04, HK07, HK10, HK11, HK12, HK13 và mẫu HK15 in trên khổ giấy 210 mm x 297 mm, in
đen trắng. Mẫu HK05 in trên khổ giấy 205 mm x 145 mm, mẫu HK06 in trên khổ giấy 80 mm x 130 mm, mẫu
HK14 in trên khổ giấy 270 mm x 350 mm, in đen trắng.
Mẫu HK08 (20 trang bao gồm cả bìa) và HK09 (12 trang bao gồm cả bìa) in theo mã số của từng
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định tại Phụ lục số 01 và Phụ lục số 02 ban hành
kèm theo Thông tư này. Mẫu HK08, HK09 in trên khổ giấy 120 mm x 165 mm, in màu, có
hoa văn, mật hiệu bảo vệ và được đóng số sẵn.
3. Mẫu HK05 và HK07 được đóng thành quyển, gồm 02 phần có nội dung như nhau, một phần
cấp cho người đến làm thủ tục khai báo tạm vắng hoặc cấp giấy chuyển hộ khẩu, một phần
lưu tại cơ quan Công an có thẩm quyền.
4. Biểu mẫu về đăng ký, quản lý cư trú được đăng tải trên Cổng thông tin điện
tử Bộ Công an.
Chương II
CÁCH GHI BIỂU MẪU
Điều 5. Yêu cầu ghi biểu mẫu
1. Ghi chính xác những nội dung trong từng biểu mẫu, chữ viết phải rõ ràng, viết cùng
một loại mực, không viết tắt.
2. Người đến làm thủ tục đăng ký cư trú không biết chữ hoặc không thể tự kê
khai được thì nhờ người khác kê khai hộ theo lời khai của mình. Người kê khai
hộ phải kê khai trung thực, ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về việc
kê khai hộ đó.
3. Các sổ phải được viết liên tục theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống; phải
ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung ở bìa và các trang của sổ.
4. Các cột, mục trong biểu mẫu phải được ghi theo đúng chú thích hướng dẫn trong các
biểu mẫu (nếu có) và quy định tại Thông tư này.
5. Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi
trong biểu mẫu.
Điều 6. Thông tin chung trong biểu mẫu
1. Thông tin chung trong các loại biểu mẫu bao gồm: Thông tin về cá nhân, về địa chỉ
cư trú và về cơ quan có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú.
2. Cách ghi thông tin về cá nhân
Khi ghi thông tin về cá nhân phải căn cứ vào giấy khai sinh và các giấy tờ hộ
tịch khác. Nếu không có các giấy tờ trên thì ghi theo sổ hộ khẩu, chứng minh
nhân dân, hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp.
a) Mục “Họ và tên”: Ghi bằng chữ in hoa, đủ dấu;
b) Mục “Ngày, tháng, năm sinh”: Xác định theo ngày, tháng, năm dương lịch
và được ghi đầy đủ 02 chữ số cho ngày sinh, 02 chữ số cho các tháng sinh là
tháng 01 và tháng 02, 04 chữ số cho năm sinh;
c) Mục “CMND số” và mục “Hộ chiếu số”: Ghi đầy đủ số CMND và số hộ chiếu
(nếu có cả hai giấy tờ này);
d) Mục “Giới tính”: Nếu giới tính Nam thì ghi là Nam, nếu giới tính Nữ
thì ghi là Nữ;
đ) Mục “Nơi sinh”: Ghi nơi sinh theo giấy khai sinh;
e) Mục “Quê quán”: Ghi quê quán theo giấy khai sinh. Nếu giấy khai sinh không
có mục này thì ghi theo quê quán của cha hoặc quê quán của mẹ theo tập
quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ. Trường hợp con ngoài giá thú, nếu không
có quyết định công nhận cha cho con thì quê quán của con được xác định theo
quê quán của mẹ. Phải ghi cụ thể địa danh hành chính cấp xã, cấp huyện, cấp
tỉnh. Trường hợp địa danh hành chính đã có thay đổi thì ghi theo địa danh hành
chính hiện tại;
g) Mục “Quốc tịch”: Ghi quốc tịch Việt Nam, quốc tịch khác (nếu có);
h) Mục “Dân tộc” và “Tôn giáo”: Ghi dân tộc, tôn giáo theo
giấy khai sinh. Trường hợp không có giấy khai sinh thì ghi theo sổ hộ khẩu, chứng minh nhân
dân hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp;
i) Mục “Nghề nghiệp, nơi làm việc”: Ghi rõ hiện nay làm nghề gì và tên
cơ quan, đơn vị, tổ chức, địa chỉ nơi làm việc.
3. Cách ghi thông tin về địa chỉ cư trú
Ghi cụ thể, đầy đủ số nhà, phố, đường phố; tổ, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn,
phum, sóc; xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương. Trường hợp ở nước ngoài về đăng ký cư trú thì
ghi rõ địa chỉ cư trú ở nước ngoài (ghi rõ tên nước phiên âm bằng tiếng
Việt).
4. Ghi thông tin về cơ quan có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú
Dòng trên ghi cơ quan Công an cấp trên trực tiếp, dòng dưới ghi tên cơ quan Công
an có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú.
Điều 7. Cách ghi Bản khai nhân khẩu
1. Mục “Trình độ học vấn”: Ghi rõ trình độ học vấn cao nhất (Tiến sỹ, Thạc
sỹ, Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, tốt nghiệp phổ thông trung học, tốt nghiệp phổ thông cơ
sở…; nếu không biết chữ thì ghi rõ “không biết chữ”);
2. Mục “Trình độ chuyên môn”: Ghi rõ chuyên ngành được đào tạo
hoặc trình độ tay nghề, bậc thợ, chuyên môn kỹ thuật khác được ghi trong văn bằng,
chứng chỉ;
3. Mục “Trình độ ngoại ngữ”: Ghi rõ tên văn bằng, chứng chỉ cao nhất được cấp
(Anh A, Anh B hoặc Pháp A, Pháp B hoặc Nga A, Nga B …);
4. Mục “Tóm tắt về bản thân (từ đủ 14 tuổi trở lên đến nay ở đâu, làm
gì)”: Ghi rõ từng khoảng thời gian (từ tháng, năm nào đến tháng, năm nào)
thay đổi về chỗ ở và nghề nghiệp, nơi làm việc).
5. Mục “Tiền án, tiền sự”: Ghi rõ tội danh, hình phạt theo bản án số, ngày,
tháng, năm của Tòa án; đã được xóa án tích hay chưa hoặc đang trong
giai đoạn bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử; đã hoặc đang chấp hành hình phạt;
bị kết án phạt tù được hưởng án treo; hình phạt bổ sung; đã hoặc đang bị
áp dụng biện pháp ngăn chặn của tố tụng hình sự hoặc bị áp dụng biện pháp
giáo dục tại xã, phường, thị trấn, đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh,
trường giáo dưỡng. Thời gian bị áp dụng biện pháp đó.
Điều 8. Cách ghi Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu
1. Mục “Họ và tên chủ hộ” và “Quan hệ với chủ hộ” ghi như sau:
a) Trường hợp đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú vào chỗ ở hợp pháp,
được cấp sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú thì mục họ và tên chủ hộ ghi họ, tên
người đến đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú, mục quan hệ với chủ hộ
ghi là chủ hộ.
b) Trường hợp được chủ hộ đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú thì
họ và tên chủ hộ ghi họ, tên chủ hộ đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu hoặc
sổ tạm trú, mục quan hệ với chủ hộ ghi mối quan hệ thực tế với chủ hộ đó.
c) Trường hợp điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; xóa đăng ký
thường trú, xóa đăng ký tạm trú; tách sổ hộ khẩu; đổi, cấp lại sổ hộ khẩu,
sổ tạm trú hoặc xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú thì ghi
họ, tên chủ hộ, quan hệ với chủ hộ theo sổ hộ khẩu, sổ tạm trú.
2. Mục “Nội dung thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu”: Ghi tóm tắt nội dung thay đổi hộ khẩu,
nhân khẩu. Ví dụ: Đăng ký thường trú, tạm trú; thay đổi nơi đăng ký thường
trú, tạm trú; tách sổ hộ khẩu; điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu …
3. Mục “Ý kiến của chủ hộ”: Ghi rõ ý kiến của chủ hộ là đồng ý
cho đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú hoặc đồng ý cho tách sổ hộ khẩu;
chủ hộ ký và ghi rõ họ, tên, ngày, tháng, năm.
4. Mục “Xác nhận của Công an” ghi như sau:
a) Trường hợp xác nhận việc trước đây đã đăng ký thường trú thì cơ quan
Công an có thẩm quyền đăng ký thường trú trước đây xác nhận nội dung theo
quy định tại Khoản 3 Điều 13 Thông tư số 52/2010/TT-BCA ngày 30/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Công
an quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Cư trú, Nghị định số 107/2007/NĐ-CP ngày
25/6/2007 và Nghị định số 56/2010/NĐ-CP ngày 24/5/2010 về cư trú (sau đây viết gọn là
Thông tư số 52).
b) Trường hợp cấp lại sổ hộ khẩu do bị mất thì Công an xã, phường, thị trấn nơi đăng
ký thường trú xác nhận việc bị mất đó.
Điều 9. Cách ghi Phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu
1. Mục “Kính gửi”: Ghi tên cơ quan nhận phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu và
cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Trường hợp gửi phiếu xác minh cho cơ quan Công an
cấp xã ngoài phạm vi địa giới hành chính cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương thì phải ghi đầy đủ địa giới hành chính của Công an xã đó (xã,
huyện, tỉnh).
2. Phần yêu cầu xác minh (mặt trước):
a) Mục “Nội dung xác minh”: Ghi tóm tắt, rõ nội dung cần xác minh và thông
tin về các nhân khẩu kèm theo (nếu có);
b) Mục “Kết quả xác minh gửi về …”: Ghi tên cơ quan nơi lập phiếu xác minh
và cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Trường hợp cơ quan Công an cấp xã lập
phiếu xác minh gửi đi ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì phải
ghi đầy đủ địa giới hành chính của Công an xã đó (xã, huyện, tỉnh);
c) Mục “Trưởng Công an: …”: Trưởng Công an nơi gửi phiếu xác minh phải ký,
ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu. Đối với Công an quận, huyện, thị xã
của thành phố trực thuộc trung ương và Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì
Chỉ huy Đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội ký phiếu xác
minh trong phạm vi cấp huyện, ngoài phạm vi cấp huyện thì Trưởng Công an cấp huyện ký
phiếu xác minh.
3. Phần trả lời xác minh (mặt sau):
a) Mục “Kết quả xác minh”: Trả lời đầy đủ kết quả xác minh theo các nội dung
yêu cầu xác minh. Trường hợp không có đối tượng xác minh hoặc thông tin về
đối tượng không chính xác cũng phải trả lời;
b) Mục “Trưởng Công an: …”: Trưởng Công an nơi gửi trả lời xác minh phải ký,
ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu.
Điều 10. Cách ghi Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu
1. Mục “Kính gửi”: Ghi tên cơ quan đăng ký, quản lý cư trú nơi nhận phiếu
và cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Trường hợp thông báo về việc đã
đăng ký thường trú phải gửi trực tiếp cho cơ quan Công an nơi cấp giấy chuyển hộ khẩu
để làm thủ tục xóa đăng ký thường trú. Nếu cơ quan Công an nơi cấp giấy chuyển
hộ khẩu (nơi đăng ký thường trú cũ) là cơ quan Công an cấp xã thì phải ghi
đầy đủ địa giới hành chính của Công an xã đó (xã, huyện, tỉnh).
2. Mục “Nội dung thay đổi”: Ghi đầy đủ, rõ ràng những nội dung thay đổi như: Đăng
ký thường trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, xóa đăng ký thường
trú… Trường hợp thông báo về việc đăng ký thường trú thì cơ quan Công
an nơi chuyển đến phải ghi đầy đủ các thông tin sau: Họ và tên, ngày, tháng,
năm sinh, nơi đăng ký thường trú cũ, nơi chuyển đến, họ và tên các nhân khẩu
kèm theo cùng đăng ký thường trú, giấy chuyển hộ khẩu (số, ngày, tháng,
năm cấp).
3. Mục “Đề xuất, kiến nghị”: Ghi cụ thể ý kiến đề xuất, kiến nghị (nếu có).
Trường hợp thông báo về việc đã đăng ký thường trú thì phải đề nghị
cơ quan Công an nơi cấp giấy chuyển hộ khẩu làm thủ tục đăng ký thường trú.
Điều 11. Cách ghi Phiếu khai báo tạm vắng
1. Mục “Nơi thường trú/ nơi tạm trú”: Nếu ghi nơi thường trú thì gạch nơi
tạm trú và ngược lại.
2. Mục “Lý do tạm vắng”: Ghi rõ lý do đi khỏi nơi cư trú.
3. Phần phiếu cấp cho công dân thì Trưởng công an xã, phường, thị trấn nơi cấp
phiếu khai báo tạm vắng phải ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu; phần lưu thì
Trưởng Công an xã, phường, thị trấn và người khai báo chỉ cần ký, ghi rõ
họ, tên.
Điều 12. Cách ghi Phiếu theo dõi hồ sơ hộ khẩu
1. Mặt trước
a) Mục “Hồ sơ hộ khẩu số”: Ghi theo số hồ sơ hộ khẩu trong tàng thư hồ sơ hộ khẩu;
b) Mục “Danh sách những người trong hộ”: Ghi đầy đủ, chính xác từng người trong
hộ.
2. Mặt sau: Ghi tiếp danh sách những người trong hộ theo hướng dẫn tại mặt trước (nếu mặt trước
không đủ để ghi).
Điều 13. Cách ghi Giấy chuyển hộ khẩu
1. Số giấy chuyển hộ khẩu: Ghi theo số thứ tự cấp giấy chuyển hộ khẩu từng năm tại cơ quan Công
an có thẩm quyền.
2. Mục “Lý do chuyển hộ khẩu”: Ghi rõ lý do chuyển hộ khẩu.
3. Mục “Họ và tên chủ hộ nơi đi” và “quan hệ với chủ hộ”: Ghi họ,
tên, mối quan hệ trực tiếp với chủ hộ nơi người đăng ký thường trú chuyển đi (nơi
đề nghị cấp giấy chuyển hộ khẩu).
4. Mục “Những người trong hộ cùng chuyển hộ khẩu”: Ghi theo sổ đăng ký thường trú,
sổ hộ khẩu các thông tin của người trong hộ cùng chuyển hộ khẩu.
Trường hợp chuyển cả hộ thì cơ quan Công an nơi cấp giấy chuyển hộ khẩu phải ghi rõ chuyển
đi cả hộ để thông báo cho cơ quan Công an nơi người đăng ký thường trú chuyển
đến. Trước khi cấp sổ hộ khẩu mới, cơ quan Công an nơi người đăng ký thường trú chuyển
đến thu lại sổ hộ khẩu cũ để lưu tại tàng thư hồ sơ hộ khẩu.
Điều 14. Cách ghi Sổ hộ khẩu
1. Mặt trong của bìa trước
a) Mục “Công an Tỉnh/TP”: Ghi hoặc in tên tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương;
b) Mục “Số”: Mỗi sổ hộ khẩu được cấp một số riêng. Trường hợp đổi, cấp lại sổ
hộ khẩu thì số của sổ hộ khẩu đổi, cấp lại là số của sổ hộ khẩu trước;
c) Mục “Hồ sơ hộ khẩu số” và mục “Sổ đăng ký thường trú số”: Ghi
theo số hồ sơ hộ khẩu và số của sổ đăng ký thường trú lưu tại tàng thư hồ sơ
hộ khẩu.
2. Trang Chủ hộ: Mục “Lý do xóa đăng ký thường trú” ghi rõ lý do
xóa đăng ký thường trú theo quy định tại Khoản 1 Điều 22 Luật Cư trú, như: Chết,
ra nước ngoài định cư (ghi rõ tên nước), thay đổi nơi đăng ký thường trú …
3. Các trang nhân khẩu có quan hệ với chủ hộ: Ghi theo cách ghi của trang chủ hộ. Mục
quan hệ với chủ hộ thì ghi rõ như: Ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em, cháu
ruột… Trường hợp được chủ hộ đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu thì ghi theo mối
quan hệ thực tế.
4. Các trang điều chỉnh thay đổi: Ghi rõ nội dung điều chỉnh như thay đổi chủ hộ; thay đổi
họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; thay đổi địa giới hành chính… Cơ
quan có thẩm quyền điều chỉnh thay đổi trong sổ hộ khẩu là cơ quan có thẩm quyền đăng
ký thường trú.
5. Cán bộ đăng ký phải ký, ghi rõ họ, tên tại các trang chủ hộ, từng trang
nhân khẩu và điều chỉnh thay đổi (nếu có). Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền đăng
ký thường trú phải ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu tại mặt trong của
bìa trước, trang chủ hộ, từng trang nhân khẩu có trong sổ và trang điều chỉnh thay đổi
(nếu có).
6. Mỗi sổ hộ khẩu được dùng cho 01 hộ. Trường hợp số nhân khẩu trong hộ nhiều hơn số trang
có mục “quan hệ với chủ hộ” thì ghi vào mặt trong trang bìa trước là
“Quyển số 01” và được thành lập “Quyển số 2, Quyển số 3, v.v…”, có
số trùng với số của quyển số 01. Mặt trong trang bìa trước ghi rõ là “Quyển
số 2, Quyển số 3, v.v… và đóng dấu treo, trang chủ hộ ghi giống như quyển số 01, các
trang còn lại ghi nhân khẩu tiếp theo.
7. Trường hợp chuyển đến cả hộ, trước khi cấp sổ hộ khẩu mới, cơ quan đăng ký, quản lý
cư trú nơi chuyển đến thu sổ hộ khẩu cũ và đóng dấu “Hủy” vào mặt trong
của bìa trước tại mục ghi họ và tên chủ hộ và nơi thường trú, để lưu vào
tàng thư. Trường hợp chuyển một người hoặc một số người trong hộ thì ghi rõ vào
trang điều chỉnh thay đổi thông tin người chuyển đi, thời gian cấp giấy chuyển hộ khẩu, địa chỉ
nơi đến.
Điều 15. Cách ghi Sổ tạm trú
Cách ghi các thông tin trong sổ tạm trú giống cách ghi sổ hộ khẩu và cần chú
ý một số điểm sau đây:
1. Mục “Sổ đăng ký tạm trú số”: Ghi theo số của sổ đăng ký tạm trú.
2. Mục “Lý do xóa đăng ký tạm trú”: Ghi rõ lý do như: bị hủy kết
quả đăng ký, không tạm trú tại nơi đăng ký tạm trú quá 6 tháng hoặc
đã đăng ký thường trú…
3. Mục “Điều chỉnh thay đổi”: Ghi đầy đủ nội dung thay đổi các thông tin trong sổ
tạm trú.
Điều 16. Cách ghi Sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu
1. Mục “Nội dung yêu cầu giải quyết”: Ghi tóm tắt, đầy đủ nội dung yêu cầu giải
quyết.
2. Mục “Hồ sơ kèm theo”: Ghi đầy đủ, chính xác, các loại giấy tờ có
trong hồ sơ đã tiếp nhận.
3. Mục “Nhận hồ sơ”: Nếu cùng một người tiếp nhận nhiều hồ sơ trong ngày thì
chỉ cần ghi họ, tên người nhận, ngày, tháng, năm tại dòng tiếp nhận hồ sơ đầu
tiên. Nếu một ngày tiếp nhận nhiều hồ sơ thì chỉ cần ghi ngày, tháng, năm nhận
hồ sơ tại dòng tiếp nhận hồ sơ đầu tiên. Đối với từng trường hợp tiếp nhận hồ sơ phải
ghi rõ thời gian (ngày, tháng, năm) sẽ phải trả kết quả.
4. Mục “Trả kết quả”: Ghi ngày, tháng, năm và kết quả giải quyết (đăng ký
thường trú; điều chỉnh những thay đổi; đổi, cấp lại sổ hộ khẩu; bổ sung thủ tục, kê
khai lại hồ sơ, giấy tờ; không giải quyết đăng ký thường trú …).
Điều 17. Cách ghi Sổ đăng ký thường trú
1. Phần “Mục lục”: Ghi đầy đủ các thông tin theo mẫu.
2. Phần nội dung: Mỗi trang của sổ dùng để ghi thông tin về một hộ đã đăng ký thường
trú. Dòng đầu tiên ghi chủ hộ, các dòng tiếp theo ghi lần lượt các nhân
khẩu có trong hộ.
a) Mục “Hồ sơ hộ khẩu số”: Ghi theo số hồ sơ hộ khẩu lưu tại tàng thư hồ sơ hộ khẩu;
b) Mục “Người có thẩm quyền đăng ký”: Chỉ huy Đội Cảnh sát quản lý hành
chính về trật tự xã hội, Trưởng Công an xã, thị trấn của huyện thuộc tỉnh ký,
ghi rõ họ, tên. Trường hợp đăng ký một lần cho nhiều người thì người có thẩm
quyền chỉ cần ký, ghi rõ họ, tên ở hàng ghi nhân khẩu cuối cùng;
c) Mục “Nội dung điều chỉnh, thay đổi”: Ghi rõ nội dung như: thay đổi chủ hộ, thay đổi
họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; thay đổi địa giới hành chính; xóa
đăng ký thường trú (ngày, tháng, năm xóa đăng ký thường trú, nơi chuyển
đến); cấp giấy chuyển hộ khẩu (ngày, tháng, năm cấp giấy chuyển hộ khẩu, nơi chuyển đến);
đổi, cấp lại sổ hộ khẩu…;
d) Mục “Tờ số”: Ghi theo số thứ tự tại mục lục.
Điều 18. Cách ghi Sổ đăng ký tạm trú
1. Mục “Nơi tạm trú”: Ghi rõ số nhà, đường phố, tổ, thôn, xóm, làng,
ấp, bản, buôn, phum, sóc;
2. Mục “Họ và tên cán bộ đăng ký”: Nếu đăng ký cho nhiều người một
lần thì chỉ cần ghi rõ họ, tên cán bộ đăng ký ở hàng ghi nhân khẩu
cuối cùng;
3. Mục “Nội dung điều chỉnh, thay đổi”: Ghi nội dung điều chỉnh, thay đổi và ngày,
tháng, năm điều chỉnh, thay đổi nội dung đó.
Điều 19. Cách ghi Sổ tiếp nhận lưu trú
1. Mục “Lý do lưu trú”: Ghi rõ lý do như chữa bệnh, thăm thân, du lịch…;
2. Mục “Địa chỉ lưu trú”: Ghi rõ số nhà, đường phố, tổ, thôn, xóm,
làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc;
3. Mục “Hình thức, thời gian thông báo”: Ghi rõ hình thức trực tiếp hoặc
bằng điện thoại, thời gian, họ, tên người thông báo lưu trú, số điện thoại (nếu
có);
4. Mục “Ghi chú”: Cán bộ tiếp nhận lưu trú ghi các trường hợp có nghi
vấn, trường hợp cần thiết do yêu cầu đảm bảo an ninh, trật tự thì phải báo cáo
ngay về Công an xã, phường, thị trấn
Điều 20. Cách ghi túi hồ sơ hộ khẩu
Mục “Nộp lưu ngày”: Ghi theo ngày, tháng, năm đưa hồ sơ hộ khẩu vào lưu tại
tàng thư hồ sơ hộ khẩu.
Điều 21. Cách ghi Thống kê hộ khẩu, nhân khẩu
1. Phần hộ, nhân khẩu hiện đang cư trú (phần I)
Mục “Nhân khẩu thành thị”: Thống kê số nhân khẩu hiện đang cư trú tại
các quận, phường và thị trấn.
2. Phần các loại hộ, nhân khẩu (phần II)
a) Mục “Đi ngoài tỉnh”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký thường
trú nhưng chuyển đi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác;
b) Mục “Đi ngoài huyện trong tỉnh”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký
thường trú nhưng chuyển đi huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong cùng phạm
vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
c) Mục “Đi ngoài xã trong huyện”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký
thường trú nhưng chuyển đi phường, xã, thị trấn khác trong cùng phạm vi huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
d) Mục “Ngoài tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương khác đến đăng ký tạm trú;
đ) Mục “Ngoài huyện trong tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ huyện, quận,
thị xã, thành phố khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
đến đăng ký tạm trú;
e) Mục “Ngoài xã trong huyện đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ phường,
xã, thị trấn khác trong cùng phạm vi huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
đến đăng ký tạm trú.
3. Phần kết quả đăng ký, quản lý cư trú (phần III)
Mục “Ngoài tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương khác chuyển đến đăng ký thường trú.
4. Khi thống kê phải ghi chính xác, đầy đủ các chỉ tiêu thông tin, thời điểm
báo cáo, cán bộ thống kê ký, ghi rõ họ và tên; thủ trưởng đơn
vị thống kê ký, ghi rõ họ, tên, đóng dấu.
Điều 22. Cách tính tổng số hộ, nhân khẩu hiện đang cư trú
(Tổng số hộ hiện đang cư trú gọi là X; Tổng số nhân khẩu hiện đang cư trú gọi là
Y).
1. Đối với cơ quan Công an cấp tỉnh
a) X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã
đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài tỉnh
đến.
b) Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - Tổng số nhân khẩu không cư trú
tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu đăng ký
tạm trú ngoài tỉnh đến.
2. Đối với cơ quan Công an cấp huyện
a) X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - (Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã
đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã
đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh) + (Tổng số hộ đăng ký tạm trú
ngoài tỉnh đến + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến).
b) Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - (Tổng số nhân khẩu không cư trú
tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu không cư
trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh) + (Tổng số nhân
khẩu đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú
ngoài huyện trong tỉnh đến).
3. Đối với Công an cấp xã
a) X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - (Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã
đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã
đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi
đã đăng ký thường trú đi ngoài xã trong huyện) + (Tổng số hộ đăng ký tạm
trú ngoài tỉnh đến + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến
+ Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài xã trong huyện đến).
b) Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - (Tổng số nhân khẩu không cư trú
tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu không cư
trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh + Tổng số nhân
khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài xã trong huyện)
+ (Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng
ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú
ngoài xã trong huyện đến).
4. Tổng số nhân khẩu thành thị; nhân khẩu nữ; nhân khẩu từ 14 tuổi trở lên hiện
đang cư trú thực hiện như cách tính như tổng số nhân khẩu hiện đang cư trú (Y)
ở trên.
5. Cột “Đối tượng quản lý”: Chỉ cần ghi tổng số đối tượng thuộc diện quản lý
theo chức năng của lực lượng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 23. Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/02/2012 và thay thế Quyết
định số 698/2007/QĐ-BCA-C11 ngày 01/07/2007 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc ban hành biểu
mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú.
2. Các biểu mẫu đã in theo quy định tại Quyết định số 698/2007/QĐ-BCA-C11 thì được sử
dụng cho đến hết.
Điều 24. Trách nhiệm thi hành
1. Tổng cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự, an toàn xã hội có
trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.
2. Tổng cục trưởng các Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ trong phạm vi chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao có trách nhiệm phối hợp thực hiện Thông tư
này.
3 Giám đốc Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Giám đốc Sở Cảnh
sát phòng cháy và chữa cháy, các tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.
Trong quá trình thực hiện Thông tư này, nếu có vướng mắc nảy sinh thì phản
ánh kịp thời về Bộ Công an (qua Tổng cục Cảnh sát quản lý hành chính về
trật tự, an toàn xã hội) để kịp thời hướng dẫn./.